Privacybeleid

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?

De eenmanszaak Avexis, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1027.264.345 (BTW BE1027264345), met zetel te Kwaadstraat 16, 9750 Kruisem, handeldrijvend onder de commerciële benaming "Narrative", hierna ook "Narrative" genoemd, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens binnen haar bevoegdheid als verantwoordelijke voor de ontwikkeling, het onderhoud van het platform en het toegangsbeheer.

De notariskantoren die het Narrative-platform gebruiken in het kader van de verwerking van hun cliëntendossiers, treden op als verwerkingsverantwoordelijken. Daartoe schakelen de notariskantoren Narrative in, die in het kader van de verwerking van gegevens met betrekking tot de dossiers van notarissen en hun medewerkers (die diensten gebruiken via het platform en datahosting) optreedt als gegevensverwerker.

De verwerkingsverantwoordelijke is de natuurlijke persoon of rechtspersoon die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. De gegevensverwerker is de natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke.

Narrative hecht veel waarde aan privacybescherming. Wij zetten ons in om persoonsgegevens met bijzondere zorg te beschermen en op transparante wijze te verwerken, in strikte naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna: "AVG").

Voor alle vragen over dit beleid of de bescherming van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

Narrative (Avexis, eenmanszaak)
Kwaadstraat 16, 9750 Kruisem
E-mail: privacy@narrativeai.be

Door middel van dit beleid voor de bescherming van persoonsgegevens willen wij u meer uitleg geven bij de manier waarop wij omgaan met de persoonsgegevens waarover wij beschikken. Zo vindt u in dit beleid de antwoorden op de volgende vragen:

• Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?
• Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?
• Wat is de rechtmatigheidsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
• Welke persoonsgegevens worden door Narrative verwerkt?
• Wat zijn de informatiebronnen?
• Aan wie kunnen uw persoonsgegevens meegedeeld worden?
• Wie zijn de verwerkers van Narrative?
• Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
• Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
• Hoe wordt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gegarandeerd?
• Wat zijn uw rechten?

2. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Doeleinden — Narrative verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voornamelijk voor identificatie- en contactdoeleinden van platformgebruikers, waaronder namen, e-mailadressen en gebruikersaccounts, die nodig zijn om de toegang en gebruikersauthenticatie te beheren.

Daarnaast is verwerking vereist voor persoonlijke en professionele gegevens die voorkomen in audio-opnames van consultatiegesprekken en de daaruit afgeleide transcripties en gestructureerde extracties, waaronder identificatiegegevens, familiale en vermogenssituaties en instructies van cliënten, die worden gebruikt ter ondersteuning van notariële activiteiten. De toegang tot deze gegevens is beperkt tot geautoriseerde gebruikers van het platform en de verwerking is zo ontworpen dat de vertrouwelijkheid, veiligheid en naleving van de toepasselijke gegevensbeschermingsvereisten worden gewaarborgd.

3. Wat is de rechtmatigheidsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Rechtmatigheid — De verwerking van persoonsgegevens binnen Narrative is rechtmatig en gebaseerd op duidelijke rechtsgronden. Identificatie- en contactgegevens van gebruikers worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de contractuele relatie tussen Narrative en de notarissen, medewerkers of andere professionals die toegang hebben tot het platform, overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder b), AVG.

Gegevens uit audio-opnames, transcripties en extracties ondersteunen notarissen bij het vervullen van hun wettelijke verplichtingen onder Belgisch recht, waaronder het bijhouden van registers, het waarborgen van de authenticiteit van documenten en het naleven van anti-fraudebepalingen, overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder c), AVG.

Bijzondere categorieën van gegevens, zoals gezondheidsindicaties die in een consultatie aan bod kunnen komen of biometrische gegevens in de vorm van stemkenmerken, worden uitsluitend verwerkt wanneer dit wettelijk is toegestaan, om redenen van zwaarwegend algemeen belang of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder f) en g), AVG.

Ten slotte kan de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer niet-functionele cookies worden gebruikt op de website van Narrative.

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door Narrative?

Narrative kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

Ten eerste: identificatie- en contactgegevens van platformgebruikers, waaronder namen, e-mailadressen en accountgegevens, die noodzakelijk zijn voor het beheren van toegang en gebruikersauthenticatie.

• Naam
• E-mail
• Functie en organisatie
• Inloggegevens en toegangsrechten

Ten tweede: persoonlijke en professionele gegevens die voorkomen in audio-opnames van consultatiegesprekken en in de daaruit afgeleide transcripties en gestructureerde uittreksels, welke worden gebruikt ter ondersteuning van notariële activiteiten.

• Identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, rijksregisternummer, geboorteplaats en -datum, enz.);
• Contactgegevens (adres, telefoonnummer, enz.);
• Economische en financiële gegevens (bankrekeningnummer, vermogenssituatie, enz.);
• Gegevens met betrekking tot de bekwaamheid;
• Gegevens betreffende het beroep;
• Gegevens met betrekking tot de akten die in het notariskantoor verleden worden of zullen worden;
• Gegevens over de familiale, sociale, fiscale of andere situatie die de notaris met betrekking tot uw persoon dient te verzamelen;
• Audio-opnames van het consultatiegesprek, en de daaruit voortkomende transcriptie en gestructureerde extractie.

5. Wat zijn de informatiebronnen?

De identificatie- en contactgegevens van platformgebruikers worden rechtstreeks verzameld bij de gebruikers tijdens hun registratie en het gebruik van de diensten.

Persoonlijke en professionele gegevens die in de audio-opnames, transcripties en extracties voorkomen, worden door de notariskantoren in het platform geladen en zijn afkomstig van:

• De betrokkenen zelf, of hun wettelijke vertegenwoordiger, in het kader van een consultatie bij het notariskantoor;
• Authentieke gegevensbronnen die strikt omkaderd worden door specifieke wetgeving, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het Centraal Erfregister, het Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijksovereenkomsten, enz.;
• Officiële instanties die bevoegd zijn om gegevens aan notarissen te verstrekken in het kader van hun taken van algemeen belang.

6. Aan wie kunnen uw persoonsgegevens meegedeeld worden?

De door Narrative verwerkte persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden ("ontvangers"), behoudens in de gevallen waarin een wettelijke verplichting hiertoe aanleiding geeft, of met onze sub-verwerkers zoals beschreven in punt 7.

7. Wie zijn de verwerkers van persoonsgegevens van Narrative?

Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van een verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Narrative treedt zelf op als verwerker ten behoeve van het notariskantoor in het kader van de verwerking van cliëntendossiers via het platform.

Om de werking, beveiliging en hosting van het Narrative-platform te waarborgen, schakelt Narrative een externe partij in die optreedt als sub-verwerker in de zin van de AVG.

De ingeschakelde sub-verwerker is:

Scaleway SAS
Zetel: 8 Rue de la Ville l'Evêque, 75008 Parijs, Frankrijk
Verwerkingslocatie: Frankrijk (Europese Unie)

Deze sub-verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens de schriftelijke instructies van Narrative. De verwerking is beperkt tot hosting, opslag, load balancing en infrastructuurdiensten ten behoeve van de Narrative-applicatie. Scaleway is contractueel gebonden aan de AVG en past passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe. Sub-verwerkers mogen geen verdere sub-verwerkers inschakelen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Narrative.

Een actuele lijst van sub-verwerkers wordt op verzoek ter beschikking gesteld.

8. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: "EER"). De volledige verwerkingsketen — van inkomend verkeer tot opslag, compute en backups — verloopt via infrastructuur die zich fysiek in de EER bevindt, geleverd door in de EER gevestigde dienstverleners.

In het uitzonderlijke geval dat een doorgifte buiten de EER toch noodzakelijk zou worden, en de Europese Commissie van mening is dat het land waarnaar de gegevens worden overgedragen geen toereikend beschermingsniveau biedt, zal Narrative alles in het werk stellen om uw persoonsgegevens te beschermen door aanvullende garanties te bieden (bijvoorbeeld door standaard contractuele clausules te laten ondertekenen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie).

9. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Krachtens het beginsel van opslagbeperking worden persoonsgegevens slechts bewaard zolang dit nodig is voor de vervulling van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, in functie van de specifiek toepasselijke wettelijke termijnen.

Persoonsgegevens binnen Narrative worden slechts bewaard zolang dit noodzakelijk is om de doeleinden van het platform te vervullen, in overeenstemming met artikel 5, lid 1, onder e), AVG. Identificatie- en toegangsgegevens van gebruikers worden bewaard zolang het account actief is en binnen drie maanden na deactivering verwijderd of gepseudonimiseerd.

Audio-opnames worden maximaal 24 uur bewaard, of onmiddellijk na succesvolle verwerking verwijderd. Transcripties en gestructureerde extracties worden bij Narrative bewaard gedurende een termijn van standaard 180 dagen na overdracht aan het notariskantoor; deze termijn kan via de verwerkersovereenkomst tot maximaal 12 maanden worden uitgebreid. Daarna worden zij onomkeerbaar verwijderd. Het notariskantoor blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de langetermijnbewaring in zijn eigen dossiersysteem.

Gegevens worden niet gebruikt voor het trainen of verbeteren van AI-modellen. De bewaartermijnen en -praktijken worden regelmatig herzien om naleving van de beginselen van gegevensminimalisatie en opslagbeperking te waarborgen. Een uitgebreid beleid inzake bewaartermijnen is op verzoek beschikbaar.

10. Hoe wordt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gegarandeerd?

Narrative past passende technische en organisatorische maatregelen toe om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op het risico, en neemt beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens.

Deze beveiligingsmaatregelen worden genomen om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de ongeoorloofde toegang of de verkeerde voorstelling van verzamelde persoonsgegevens aan derden, evenals elke andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens, te voorkomen.

Narrative zorgt er onder meer voor dat:

• Toegang tot het platform uitsluitend beperkt is tot bevoegde personen, met multi-factor authenticatie;
• De serveromgeving adequaat beveiligd is, met netwerksegmentatie en IP-masking voor origin servers;
• Persoonsgegevens versleuteld worden tijdens transport (TLS 1.3) en in rust (AES-256), met per-klant geïsoleerde opslag;
• Een procedure voor het melden van een inbreuk in verband met persoonsgegevens ter beschikking is;
• Een beleid omtrent de rechten van betrokkenen ter beschikking is;
• Een informatiebeveiligingsbeleid ter beschikking is;
• Technische beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, kwetsbaarheidsscans en regelmatige veiligheidsupdates, worden toegepast.

Deze maatregelen worden op regelmatige basis geëvalueerd en herzien.

11. Wat zijn uw rechten?

Betrokkenen worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens via passende transparantiemaatregelen.

Notarisgebruikers, medewerkers en andere professionals worden op de juiste wijze geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens via dit Privacybeleid, de Gebruikersovereenkomst en de Gebruiksvoorwaarden, waarin telkens door middel van verwijzing dit Privacybeleid is opgenomen.

Onder bepaalde omstandigheden beschikken de betrokkenen (notarissen, werknemers, medewerkers) over de volgende rechten:

Recht op informatie: U hebt het recht om bevestiging te verkrijgen of Narrative persoonsgegevens over u verwerkt. Indien dit het geval is, hebt u recht op inzage in die persoonsgegevens, alsook op informatie over de doeleinden van de verwerking, de betreffende categorieën persoonsgegevens en de toepasselijke bewaartermijnen.

Recht van inzage: U hebt het recht om de persoonsgegevens die Narrative over u heeft en verwerkt, in te zien en daarvan een kopie te verkrijgen.

Recht op rectificatie: U hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die over u worden verwerkt, te laten rectificeren.

Recht op gegevenswissing: U hebt het recht om te verzoeken tot de verwijdering van uw persoonsgegevens die door Narrative worden verwerkt, behoudens wanneer een wettelijke bewaarplicht zich hiertegen verzet.

Recht op beperking van de verwerking: U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist.

Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: U hebt het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, en deze aan een derde over te dragen.

Recht van bezwaar: U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Betrokkenen kunnen hun rechten uitoefenen door contact op te nemen met Narrative via privacy@narrativeai.be.

Tot slot, indien u van mening bent dat uw rechten niet worden nageleefd conform de AVG, kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of via hun website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Met betrekking tot betrokkenen van wie de persoonsgegevens mogelijk zijn opgenomen in audio-opnames, transcripties of extracties die door het Narrative-platform worden verwerkt (in het bijzonder cliënten van notariskantoren), is het niet haalbaar dat het platform individueel informatie verstrekt. In dergelijke gevallen ligt de verantwoordelijkheid voor het waarborgen van de naleving van de informatieverplichtingen krachtens de artikelen 13 en 14 AVG bij het desbetreffende notariskantoor, aan wie betrokkenen eventuele vragen of verzoeken betreffende de verwerking van hun persoonsgegevens kunnen richten.