Beleid inzake gegevensbewaring

1. Doel

Dit beleid beschrijft de bewaartermijnen die van toepassing zijn op persoonsgegevens die via het Narrative-platform worden verwerkt. Het is opgesteld in overeenstemming met artikel 5, lid 1, onder e), van de AVG, waarbij wordt gewaarborgd dat persoonsgegevens alleen worden bewaard zolang dat nodig is om de doeleinden te verwezenlijken, met inachtneming van de beginselen van minimale gegevensverwerking, doelbinding en verantwoordingsplicht.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op:

• Notarissen, medewerkers en andere professionals die toegang hebben tot het Narrative-platform;
• Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van geautomatiseerde transcriptie en informatie-extractie uit audio-opnames van consultatiegesprekken (AI-functionaliteit).

3. Bewaartermijnen

A. Toegangs- en authenticatiegegevens van gebruikers

• Identificatie- en toegangsgegevens (naam, e-mailadres, beroepsfunctie, gebruikers-ID): worden bewaard zolang het account van de gebruiker actief is; worden binnen 3 maanden na deactivering van het account of vertrek uit het notariskantoor verwijderd of gepseudonimiseerd.
• Inloglogboeken en toegangsgeschiedenis: bewaard gedurende 6 tot 12 maanden voor veiligheidsmonitoring, auditing en probleemoplossing; automatisch verwijderd na het verstrijken van de termijn, tenzij nodig voor een onderzoek of conformiteitsverplichting.
• Gebruikersondersteuningsgegevens (tickets, vragen, trainingslogboeken): bewaard tot 12 maanden na de laatste interactie, tenzij nodig voor juridische of verantwoordingsredenen.
• Metadata voor gebruiksanalyse: alleen bewaard in geanonimiseerde of gepseudonimiseerde vorm voor statistische of systeemverbeteringsdoeleinden.

B. Audio-opnames, transcripties en gestructureerde extractie (AI)

• Audio-opnames van consultatiegesprekken: maximaal 24 uur na upload bewaard, of onmiddellijk verwijderd na succesvolle verwerking. Audio dient enkel als verwerkingsmateriaal en wordt nooit langetermijn bewaard bij Narrative.
• Transcripties (ruwe en gediarizeerde tekst): standaard 180 dagen bewaard na overdracht aan het notariskantoor; deze termijn kan via de verwerkersovereenkomst tot maximaal 12 maanden worden uitgebreid. Daarna onomkeerbare verwijdering.
• Gestructureerde extracties (JSON, gegenereerde Word-documenten): standaard 180 dagen bewaard na overdracht aan het notariskantoor; configureerbaar tot maximaal 12 maanden via de verwerkersovereenkomst. Daarna onomkeerbare verwijdering.
• Auditlogboeken en systeemrecords (foutopsporing, prestatiebeoordeling): bewaard gedurende 12 maanden, onderworpen aan toegangscontrole en automatische verwijdering.
• Backups (versleuteld, EU-gehost): rolling retention van 30 dagen.
• Gegevens voor training of systeemverbetering: persoonsgegevens van klanten worden niet gebruikt voor het trainen, finetunen of verbeteren van AI-modellen. Er worden geen persoonlijke identificatoren of koppelbare metagegevens bewaard voor trainingsdoeleinden.

C. Klanten- en boekhoudkundige gegevens

• Klanten- en contactgegevens: bewaard voor de duur van de overeenkomst, met een grace period van 30 dagen na beëindiging.
• Boekhoudkundige stukken (facturen, contracten met financiële gevolgen): 7 jaar, conform artikel III.86 Wetboek van economisch recht en artikel 60 § 1 BTW-Wetboek.

4. Controle en toezicht

De bewaartermijnen worden regelmatig gecontroleerd om naleving van de AVG-beginselen te waarborgen.

Alle persoonsgegevens worden na afloop van de bewaartermijn veilig verwijderd of geanonimiseerd. Verwijdering gebeurt automatisch via geplande jobs, met audit-bevestiging.

Betrokkenen worden geïnformeerd over hun rechten op grond van de artikelen 13 en 14 van de AVG.

5. Contact

Alle vragen over dit beleid of de toepassing ervan kunnen worden gericht aan:

Narrative (Avexis, eenmanszaak)
Kwaadstraat 16, 9750 Kruisem
E-mail: privacy@narrativeai.be